Maximize a eficiência do seu e-mail com estes 28 hacks do Microsoft Outlook
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Felizmente, os usuários contam com um bom número de serviços de e-mail gratuitos, podendo utilizá-los tanto para uso pessoal quanto para uso empresarial. O Outlook é a proposta da Microsoft e está conosco há muitos anos. É por isso que neste artigo queremos homenageá-lo com uma compilação das funções mais úteis para aproveitar ao máximo este cliente de e-mail.
Para entrar no Microsoft Outlook, basta navegar até sua plataforma online e fornecer suas informações de login. Além disso, há algum tempo, os usuários do Windows 10 e 11 tiveram a opção de utilizar o aplicativo Outlook nativo recém-desenvolvido. Adicionalmente, importa referir que o Outlook também é acessível através do smartphone, permitindo a sua instalação através dos respetivos mercados de aplicações.
Nessas linhas, deixamos você com 28 funções úteis para aproveitar ao máximo o Outlook.
Personalize sua caixa de entrada
Em qualquer aplicação web, uma das primeiras coisas que você deve poder fazer é personalizar o layout de acordo com suas preferências e necessidades. Para fazer isso no Outlook, você deve acessar as configurações através do ícone de engrenagem localizado no canto superior direito. Ao clicar nele, diversas opções de configuração são exibidas. Uma das primeiras opções é escolher um tema , que permitirá selecionar um fundo com um design de sua preferência.
Mais abaixo, também você pode ativar ou desativar o modo escuro e criar uma caixa de entrada para e-mails considerados importantes. Você também pode ajustar a densidade da tela para alterar o espaçamento entre os e-mails, bem como classificar as mensagens e decidir se deseja ou não mostrar um painel de leitura.
Adie e-mails da sua caixa de entrada
Se você receber um e-mail em sua caixa de entrada que não tem tempo de ler no momento, mas é importante e não quer que ele se perca, você pode adiá-lo para que ele apareça novamente em sua caixa de entrada mais tarde. Você também pode configurar o Outlook para enviar uma notificação quando este e-mail adiado estiver disponível novamente. Dessa forma, você não terá que se preocupar em perder um e-mail importante simplesmente porque não tem tempo para lê-lo no momento.
Para adiar um e-mail, basta clicar com o botão direito sobre ele e selecionar a opção “Adiar”. Você pode então escolher quando deseja que este e-mail apareça novamente em sua caixa de entrada. Você pode selecionar um horário específico no mesmo dia, no dia seguinte, no fim de semana, na próxima semana ou até mesmo escolher uma data e hora específicas no futuro para disponibilizar o e-mail novamente em sua caixa de entrada.
Configure as notificações que deseja receber
Embora o Outlook seja um aplicativo da Web, Ele também pode enviar notificações por meio do seu navegador quando você recebe um e-mail enquanto ele está aberto. Se você achar algumas dessas notificações irritantes, poderá personalizá-las de acordo com suas preferências.
Para fazer isso, você precisa clicar no botão de configurações com uma engrenagem. Em seguida, selecione a opção"Ver todas as configurações do Outlook “. Nesta janela, selecione a seção” Geral “e clique em” Notificações “. Aqui você encontrará uma lista de todas as notificações e você pode desativar aqueles que não deseja receber.
Fixe e-mails em sua caixa de entrada
Se você tiver e-mails importantes que precisa verificar com frequência, você pode fixá-los para que apareçam sempre no topo da sua caixa de entrada.
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Para fixar uma mensagem, basta clicar com o botão direito no e-mail que deseja fixar e selecionar a opção “Âncora” no menu suspenso. Isso manterá o e-mail fixado no topo da sua caixa de entrada, ajudando você a lembrar que ele está lá e garantindo que você o verifique regularmente.
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Escreva respostas automáticas no Outlook
Se você estiver fora do escritório nas férias, poderá receber alguns e-mails urgentes que precisam de resposta imediata. Para evitar que as pessoas que lhe enviam e-mails fiquem preocupadas ou chateadas porque você não respondeu, você pode usar o recurso de resposta automática. Este recurso permite que você configure mensagens de resposta que serão enviadas automaticamente para qualquer pessoa que escrever para você, seja durante todo o tempo que você estiver ausente ou durante determinados dias e horários específicos.
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Para configurar respostas automáticas no Outlook, você deve clicar no botão de configurações e selecionar “ Ver todas as configurações do Outlook “. Dentro desta janela, selecione a seção” Mail “e clique em” Respostas automáticas “. Aqui você pode ativar a função de resposta automática e personalizar a mensagem que deseja enviar às pessoas que lhe escrevem. Você também pode configurar um intervalo de tempo específico durante o qual as respostas automáticas estarão ativas.
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Destaque e-mails com menções no Outlook
Quando você recebe um grande número de e-mails diariamente, é comum que você perca mensagens importantes. Para evitar que isso aconteça, a Microsoft incorporou um sistema de menções no Outlook que ajuda a destacar essas mensagens cruciais.
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Para mencionar alguém em um e-mail, basta digitar o símbolo “@“ seguido do nome da pessoa que deseja mencionar. O Outlook irá sugerir o preenchimento automático do nome da lista de contatos para os quais você está enviando o e-mail. A diferença de simplesmente citar o nome da pessoa sem o “@“ é que, quando o e-mail chegar à pessoa citada, aparecerá em destaque na sua caixa de entrada , o que facilitará a identificação entre outros e-mails.
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Defina sua privacidade no Outlook
O Outlook, como muitos outros aplicativos, coleta determinadas informações para executar funções avançadas e melhorar a experiência do usuário, como inserir imagens online ou usar digitação por voz em e-mails. No entanto, É possível desativar o envio de determinados tipos de informações para servidores Microsoft, embora isso possa impedir o funcionamento de alguns desses recursos.
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Para desabilitar o envio de informações, você deve clicar no ícone de configurações. Em seguida, selecione a opção” Ver todas as configurações do Outlook “. Na janela que se abre, selecione a seção” Geral “e clique em” Preferências de publicidade “. Aqui você encontrará uma lista de dados que podem ser desativados e será informado das consequências de fazê-lo.
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Uma lista de tarefas e notas sempre à mão
O Outlook é um aplicativo que não só permite gerenciar seus e-mails, mas também Também oferece outras ferramentas , como um calendário e uma plataforma para gerenciar tarefas ou fazer anotações. No caso do gerenciamento de tarefas, todo o conteúdo é sincronizado com outro aplicativo chamado Microsoft To-Do.
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Neste site Há meses ativei esse recurso de segurança gratuito em minha conta Google e desde então achei mais fácil evitar golpes
Para acessar o Microsoft To-Do, quando estiver na visualização de e-mail, basta ir até a coluna da esquerda onde você verá vários ícones. O primeiro deles é o e-mail, onde você estará por padrão. Nesta mesma coluna, você encontrará o ícone ‘To Do’ para poder ir diretamente para sua página. Dessa forma, Você poderá acessar todas as suas tarefas e notas importantes em um só lugar, desde que tenha uma conta Microsoft To-Do associada à sua conta do Outlook.
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Crie pastas no Outlook
Se você é um daqueles que prefere ter sua caixa de entrada o mais organizada possível, no Outlook também você pode criar várias pastas. Para fazer isso, você deve clicar na opção “Nova Pasta” na última pasta criada.
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Depois de criar suas pastas, você poderá adicioná-las aos seus favoritos e mover mensagens dentro delas para encontrar facilmente e-mails relacionados. Para mover e-mails dentro de pastas, basta arrastá-los, uma mensagem ou várias de cada vez. Além disso, clicando com o botão direito em uma pasta, você também pode acessar as propriedades para configurar seu funcionamento.
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Exclua todos os e-mails de uma pasta
O Outlook oferece uma opção muito prática para excluir de forma rápida e automática todos os emails de uma pasta. Para isso, basta clicar com o botão direito na pasta que deseja esvaziar e selecionar a opção “Esvaziar pasta“. Além disso, esta opção também está disponível no painel superior ao acessar uma pasta.
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Dessa forma, você pode economizar tempo e esforço ao excluir grandes quantidades de e-mails que não são mais necessários. É importante ter em mente que esvaziar uma pasta excluirá permanentemente todos os e-mails nela contidos, por isso é aconselhável fazer um backup das mensagens que deseja manter.
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Crie assinaturas em seus e-mails
No Outlook p você pode criar diferentes assinaturas e escolher qual deseja usar para cada tipo de e-mail, seja para novas mensagens ou respostas. Isso permite que você tenha uma assinatura mais completa para os primeiros e-mails e abreviada para as respostas. Além disso, você pode ter outras assinaturas de backup adicionais e alterá-las sempre que precisar.
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Para configurar suas assinaturas no Outlook, você deve clicar no botão de configuração, e no menu que se abre, clicar em” Ver todas as configurações do Outlook “e selecionar a seção"Correio **** “. Nesse menu, você encontrará a opção” Escrever e responder “, onde você pode criar diversas assinaturas diferentes e escolher qual usar em cada caso.
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Use categorias para organizar seus e-mails
O Outlook oferece a capacidade de atribuir categorias aos e-mails, permitindo classificá-los e visualizá-los de forma mais organizada. Essas categorias São representadas por ícones de diversas cores , que podem ser personalizados com diferentes nomes e tonalidades. Na barra à esquerda da tela, você pode clicar nas categorias para acessar os e-mails que foram marcados com elas.
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Para editar categorias existentes ou criar novas, é necessário acessar o menu de configurações. uma vez lá, devemos selecionar” Ver todas as configurações do Outlook “. Na janela que se abre, você deve ir até “ Geral “e escolher a opção” Categorias “. Lá você pode ver todas as categorias existentes e modificar seus nomes e cores.
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Um leitor RSS no Outlook
Além de funcionar como gerenciador de e-mail, tarefas e calendário, o Outlook também permite gerenciar seus feeds RSS. Isso significa que você pode se inscrever para receber atualizações de seus sites favoritos e receber novidades diretamente em seu e-mail.
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Para isso, o Outlook criará uma pasta específica onde serão salvos todos os e-mails recebidos por RSS. Dessa forma, você pode manter todas as informações importantes que deseja em um só lugar e ficar atualizado com as últimas notícias sem ter que abrir diferentes páginas da web.
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Gerenciar remetentes que enviam spam para você
No Outlook, é possível enviar emails de spam diretamente para a pasta Spam. No entanto, às vezes pode haver dúvida se um e-mail específico realmente pertence a esta categoria, então Você pode configurar uma lista negra de e-mails ou domínios bloqueados ou uma lista branca de domínios considerados seguros.
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Para enviar um e-mail para a pasta de spam, basta clicar com o botão direito no e-mail e escolher” Mover “e depois” E-mail indesejado “. Se quiser gerenciar as listas de remetentes, você deve ir até as configurações do Outlook e na seção"E-mails indesejados“você pode encontrar as opções de lista negra e lista branca. Lá você pode editar a lista de remetentes que deseja bloquear ou permitir. Dessa forma, você pode garantir que os e-mails de spam sejam enviados diretamente para a pasta correspondente e manter a caixa de entrada organizada.
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Automatize suas bandejas no Outlook
O Outlook permite que você automatize sua caixa de entrada por meio de regras. Uma regra é uma ação que o programa executa automaticamente nos e-mails que você recebe ou envia de acordo com as condições que você configurar. Por exemplo, você pode mover todos os e-mails de uma determinada pessoa para uma pasta diferente ou enviar respostas automáticas.
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Para acessar as regras, você deve clicar no ícone de engrenagem. Em seguida, selecione a opção” Ver todas as configurações do Outlook “. Na janela que se abre, escolha “ Mail “e selecione” Regras “. Aqui você pode adicionar novas regras com base nas condições que deseja definir, como remetente, assunto, data de envio, entre outras. Após escolher as condições, você deve selecionar a ação que será realizada nos e-mails que atendam às condições. essas condições, como mover para uma pasta, excluir ou responder automaticamente.
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Agendar e-mails
O Outlook oferece a possibilidade de agendar o envio de e-mails em uma data e hora específicas. Para fazer isso, basta criar o e-mail normalmente. Depois de escrito, ao invés de clicar no botão enviar, você deve pressionar a seta ao lado e selecionar a opção “*Agendar mais tarde**“.
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O Outlook irá sugerir dois horários, mas você também pode escolher uma data e hora personalizadas clicando em “*Horário personalizado**“. Desta forma, você pode agendar o envio dos e-mails para que sejam enviados no horário mais adequado à sua necessidade.
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Exporte um e-mail como PDF
Se precisar salvar um e-mail como um arquivo PDF, você pode fazer isso facilmente usando a opção de impressão do Outlook. Você só precisa abrir o e-mail que deseja salvar, clicar nas opções de e-mail e em “Visualizar” selecionar a opção “ Imprimir “. Uma visualização da impressão será aberta e em” Destino “Você pode escolher a opção de” Salvar como PDF “.
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Ao executar esta ação, o sistema operacional subjacente deverá transformar a mensagem de correio eletrônico em um arquivo Portable Document Format (PDF) e armazená-lo no diretório designado em seu dispositivo de computação.
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Como encontrar todos os e-mails de um remetente
Procurar todos os emails do mesmo remetente no Outlook é uma tarefa muito simples. Basta clicar com o botão direito em qualquer e-mail recebido desse remetente e no menu de contexto selecionar” Ações avançadas “e então” Encontrar o e-mail deste remetente “. Isso o levará a uma janela que mostra todos os emails recebidos desse endereço de email. Dessa forma, você pode encontrar facilmente todos os e-mails de um remetente específico, sem precisar pesquisar toda a sua caixa de entrada.
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Ative a opção"leitura imersiva”
O Outlook possui um recurso que permite ouvir seus e-mails em vez de lê-los. Esta opção está localizada em “ Visualizar “da barra de ferramentas na parte superior, acessível quando temos um e-mail aberto. Ao clicar nesta opção, Você será levado a uma tela onde lerá o e-mail para você.
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Porém, é importante ter em mente que esta função só funciona para emails com texto simples, pois se houver elementos que foram inseridos com um código, o código será lido e nada será compreendido.
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Configurações de ação e barra de ferramentas
O Outlook tem muitas opções para interagir com e-mails, e algumas delas podem interessar mais a você do que outras. Portanto, todas as ações que você pode realizar com os e-mails e as opções da barra de ferramentas são personalizáveis. Isso significa que você pode desativar o que não lhe interessa e ativar outras opções que não vêm por padrão.
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Para personalizar essas ações, você deve clicar no ícone de configurações e a seguir, dentro deste menu, clicar em “Ver todas as configurações do Outlook“. Na janela que se abre, clique em” Mail “e selecione” Personalizar ações “. Aqui você verá tudo o que pode ativar e desativar. Reserve algum tempo para personalizá-lo de acordo com sua preferência para melhorar sua experiência no Outlook.
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Desativar confirmação de leitura
O Outlook possui opções para configurar o comportamento dos recibos, ou seja, uma mensagem para avisar ao usuário que você recebeu seu e-mail. Por padrão, quando você recebe uma solicitação de confirmação de leitura, o Outlook perguntará se você deseja enviá-la ou não. No entanto, é possível desabilitar esta opção completamente. Para fazer isso, você deve acessar as configurações do Outlook, onde encontrará a opção de ativar ou desativar a solicitação de confirmação de leitura.
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Para acessar as configurações, clique no ícone de engrenagem e selecione a opção “Ver todas as configurações do Outlook“. Depois disso, vá para a seção” Correio “, clique em” Gerenciamento de mensagens “e depois em” Recibos de leitura “. Nesta tela você pode escolher se deseja ser sempre questionado se deseja enviar o recibo de leitura ou se deseja desabilitar esta opção completamente.
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Armazenamento em outros serviços além do OneDrive
No Outlook, por padrão, todos os dados armazenados online são salvos na sua conta do OneDrive. No entanto, também é possível vincular contas de outros serviços de armazenamento em nuvem, como Box, Dropbox e Google Drive. Para isso, você deve acessar as configurações do Outlook e, dentro da seção “Correio”, selecionar a opção “Anexos”.
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Neste segmento, você descobrirá símbolos que representam os aplicativos de terceiros mencionados. Ao selecionar qualquer um destes ícones, você poderá acessar sua respectiva conta no referido serviço, estabelecendo posteriormente uma conexão. Após a autenticação bem-sucedida, você poderá utilizar o serviço fornecido para anexar documentos suplementares às suas comunicações eletrônicas.
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Libere espaço de armazenamento no Outlook
O Outlook usa espaço de armazenamento OneDrive, oferecido pela Microsoft, para salvar itens que você recebe pelo correio. Neste serviço, os itens de correio são organizados em diferentes bandejas , como caixa de entrada, enviados, arquivados e lixeira, e você pode excluí-los de acordo com suas necessidades.
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Para liberar espaço, você pode ir para as configurações do Outlook e selecionar” Ver todas as configurações do Outlook “. Na janela que se abre, selecione” Geral “e clique em” Armazenamento “. Lá você poderá ver o espaço ocupado e como ele está distribuído. Se quiser liberar espaço, você pode excluir itens que não precisa mais, por exemplo, e-mails, anexos, contatos e calendários. Além disso, você também pode excluir itens de outras pastas, como a lixeira, para liberar mais espaço.
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Observe que a partir de 1º de fevereiro de 2023, os dados do Outlook serão incluídos como parte do armazenamento total do OneDrive, juntamente com aplicativos do Microsoft 365 e outros serviços.
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Traduza e-mails no Outlook
Se chegar um e-mail em um idioma diferente, o Outlook perguntará se você deseja traduzir o texto. No entanto, também É possível traduzir e-mails automaticamente sem que o aplicativo pergunte sobre isso.
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Para fazer isso, você deve acessar o “ Ver todas as configurações do Outlook”, selecionar o “ Mail “e depois entrar em “ Gerenciamento de mensagens “. Lá você verá a opção” Tradução “e poderá configurá-la ao seu gosto. Você pode ativar a tradução automática sem perguntas adicionais, escolher para quais idiomas deseja que os e-mails sejam traduzidos e também os idiomas para os quais não deseja que sejam traduzidos.
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Como cancelar e-mails após enviá-los
O Outlook possui um recurso que permite cancelar o envio de e-mails. Ao fazer isso, você pode ajustar o tempo que leva para o e-mail ser enviado após clicar no botão"Enviar". Depois de ativar esta função, você terá esse tempo para cancelar o envio do e-mail.
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Para ajustar as configurações de cancelamento de envio, você deve acessar a opção “Ver todas as configurações do Outlook“. Em seguida, na janela que se abre, selecione a opção “*Correio**” e clique em “Escrever e responder**“. Lá você encontrará a opção” Cancelar envio “. Movendo a barra correspondente, você pode decidir o tempo de atraso que terá para cancelar o envio, que pode ser de até 10 segundos.
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Como encaminhar e-mails para outra conta no Outlook
Se você tiver uma conta de e-mail do Outlook que não usa muito ou for uma conta secundária, poderá configurar o encaminhamento de todos os e-mails recebidos para outra conta que usa com mais frequência. Para fazer isso, você deve acessar o” Ver todas as configurações do Outlook “e selecionar a seção” Mail “. Em seguida, você deve clicar em” Encaminhamento “para habilitar o recurso e escolher o endereço de e-mail para o qual deseja que suas mensagens sejam encaminhadas.
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Além disso, você pode decidir se deseja manter uma cópia dos e-mails no Outlook ou não. Dessa forma, você pode garantir que não perderá nenhum e-mail importante e terá tudo centralizado em uma única conta de e-mail.
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Gerenciar dispositivos que se conectam ao Outlook
Se quiser proteger sua conta de e-mail do Outlook contra acesso não autorizado, você pode revisar os dispositivos que a acessaram. Para fazer isso, você deve ir ao menu de configurações do Outlook e selecionar” Ver todas as configurações do Outlook “. Em seguida, na janela que aparece, selecione a opção” Geral “e clique em” Dispositivos móveis “. Aqui você pode ver uma lista de dispositivos que acessaram sua conta e gerenciá-los, se desejar.
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A revisão desta lista ajudará você a identificar se há algum dispositivo que você não reconhece ou que não deveria ter acesso à sua conta. Se encontrar algum, você pode removê-lo da lista para evitar acesso futuro. Em última análise, este recurso é útil para manter a segurança da sua conta de e-mail e evitar possíveis acessos não autorizados.
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Crie um grupo de contato para enviar e-mails para muitas pessoas ao mesmo tempo
Se você já desejou enviar e-mails para um grande número de usuários, o Outlook pode ajudá-lo com a função para adicionar grupos de contatos. Desta forma, caso necessite enviar um e-mail para os colegas da sua empresa, da sua turma ou de qualquer grupo de pessoas, você pode adicionar contatos a um grupo e enviar um e-mail para todos os contatos que pertencem a ele.
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Para fazer isso, a primeira coisa que você deve fazer é entrar em ‘*Contatos**’ localizado na barra lateral esquerda, e na opção ‘Novo contato’ selecionar a seta à direita. Aqui teremos a opção de criar um novo grupo e adicionar membros a ele.
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Na tela para redigir o e-mail, basta clicar no botão ‘ **Para ** ‘e selecionar o grupo de contatos criado anteriormente.
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Uma iteração anterior deste trabalho foi lançada no ano de 2023.
Este site oferece uma solução conveniente que permite aos usuários manter o acesso à sua conta do Gmail sem incorrer em quaisquer cobranças, mesmo quando excedem o limite de armazenamento.
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