Copie a formatação entre aplicativos com facilidade!

Indivíduos que utilizam o Microsoft Office Suite podem se beneficiar do emprego de um recurso distinto conhecido como “Ferramenta Especial do Microsoft Office”, que permite aos usuários modificar com eficiência a aparência de seus layouts de documentos, organização de tabelas e materiais de apresentação com o mínimo de esforço necessário.

Ao considerar a automação de escritório, pode-se descobrir que a formatação pode consumir uma quantidade considerável de tempo, prejudicando potencialmente o processo de design e criação de conteúdo. Apesar disso, é fundamental reconhecer a importância da formatação adequada, pois a sua ausência pode levar à leitura superficial dos documentos pelo público, resultando na perda de informações vitais devido à ênfase inadequada.

Certamente, ao considerar aplicativos de escritório, aqueles que são verdadeiramente excepcionais possuem uma ampla gama de opções de formatação projetadas para tornar os documentos visualmente atraentes e fáceis de ler. Entre estes, o pacote Office da Microsoft destaca-se como uma solução altamente abrangente no mercado atual, com cada ferramenta individual sendo virtualmente ilimitada em termos de personalização potencial. Como tal, os usuários podem gastar um tempo considerável ajustando meticulosamente a aparência de elementos específicos, como parágrafos, títulos, tabelas ou diagramas. Consequentemente, ao alcançar o resultado desejado, existe uma inclinação natural para preservar o referido formato para aplicação futura em outras seções do documento.

Um método eficaz para realizar essa tarefa é utilizar estilos, que permitem preservar os atributos de formatação de um item e aplicá-los instantaneamente a qualquer outro componente do documento. No entanto, gerenciar estilos às vezes pode ser trabalhoso e nem sempre estar acessível em diferentes versões de aplicativos do Microsoft Office e em vários tipos de objetos em documentos. A título de ilustração, ao usar as edições baseadas na web do Excel ou PowerPoint, que estão disponíveis gratuitamente, torna-se um desafio gerar estilos personalizados para células, tabelas ou formas, pois essas opções não estão disponíveis. Consequentemente, os usuários devem confiar nos estilos predefinidos que acabam por se revelar insuficientes.

Felizmente, o Microsoft Office oferece uma funcionalidade fácil e altamente prática que permite aos usuários replicar instantaneamente o layout de um elemento em outro em todos os aplicativos em plataformas online e offline.

Como reproduzir a formatação no Word?

A função Reproduzir formatação tem o mesmo nome e está localizada no mesmo lugar na barra de ferramentas dos três principais aplicativos do pacote Microsoft Office que são Word, Excel e PowerPoint: está localizada na extremidade esquerda da faixa de opções, bem ao lado do botão Stick e exibe um ícone de pincel.

O mecanismo de operação deste software é simples; ao selecionar um determinado elemento e clicar nele, o programa replica sua formatação que pode posteriormente ser aplicada a qualquer elemento subsequente clicado pelo usuário.

► Tomemos o exemplo de um trecho de texto no Word formatado como um título cujo formato você deseja copiar para outro texto em outro local do documento. Primeiro selecione o texto formatado e clique no botão Reproduzir formatação na faixa de opções.

Posteriormente, utilize o cursor do computador por meio de um mouse para destacar todo o conteúdo cujo layout pretende preservar. É importante manter uma pressão constante sobre o botão esquerdo à medida que você percorre o texto de destino, garantindo que o estilo seja aplicado de forma consistente, em vez de ficar limitado a uma única palavra ou frase.

Ao abrir mão da pressão aplicada ao mecanismo de clique do mouse, o conteúdo do foco do cursor se conformará precisamente aos atributos visuais exibidos pelo material de origem, abrangendo aspectos como tipografia, dimensões, matiz e configuração de contorno.

► Você também pode reproduzir a formatação de uma só vez em várias palavras ou parágrafos que não são adjacentes. Para isso, selecione a formatação a copiar, a seguir faça um duplo clique no botão Reproduzir formatação e a seguir clique sucessivamente nos diferentes elementos aos quais deseja aplicar esta formatação.

► E para parar de copiar a formatação, clique novamente no botão Reproduzir formatação na faixa de opções ou pressione a tecla Escape do seu teclado.

Observe que, ao tentar replicar a formatação do Microsoft Word, podem surgir certas restrições. Especificamente, se você optar por destacar diversas passagens com propriedades estilísticas variadas, somente a seleção inicial será retratada com precisão no novo documento; conseqüentemente, é aconselhável aplicar uma formatação consistente a seções ou parágrafos distintos que sejam de natureza coesa e uniforme.

Como reproduzir a formatação no Excel?

O Excel oferece uma abordagem versátil para replicar formatos de células, permitindo que os usuários apliquem a formatação de uma ampla variedade de células a outra seleção sem esforço, por meio da utilização da funcionalidade de copiar e colar.

► Por exemplo, se você tiver uma tabela na qual aplicou diferentes cores de células, formatos de números ou alinhamento de texto, você reproduzirá instantaneamente todos esses elementos em outros lugares da planilha. Comece selecionando o intervalo de células cuja formatação você deseja copiar e clique no botão Reproduzir formatação na faixa de opções.

Depois de selecionar uma célula em sua pasta de trabalho, ela replicará todos os atributos de formatação da tabela inicial em uma matriz de células de tamanho idêntico, desprovidas de conteúdo. Você pode então inserir dados nessas células estilizadas, onde a coloração do texto ou os ajustes de formato numérico inicialmente aplicados à tabela primária serão restaurados.

No entanto, observe que, diferentemente do Word, não é possível clicar duas vezes no botão Reproduzir formatação para copiar o mesmo formato em várias células não adjacentes.

Como reproduzir a formatação no PowerPoint?

O PowerPoint oferece um recurso que permite a replicação da formatação visual de um elemento em outro. No entanto, deve-se ter cautela ao utilizar esta função, pois ela pode resultar em consequências indesejadas. Para evitar tais problemas, é importante diferenciar entre todo o objeto gráfico e o texto que contém. Ao selecionar um item, a escolha do objeto inteiro aplicará não apenas a formatação do objeto em si, mas também a do texto dentro dele. Por outro lado, escolher apenas o texto irá apenas transferir a aparência do conteúdo escrito sem afetar as propriedades do objeto.

► Para selecionar completamente um objeto gráfico contendo texto, clique em uma de suas bordas, evitando o texto que ele contém. Se uma barra vertical piscante aparecer no texto, clique novamente em uma das bordas do objeto até que a barra vertical desapareça. Em seguida, clique no botão Reproduzir formatação na faixa de opções.

Depois de selecionar o objeto de destino, ele assumirá inerentemente as características visuais do objeto de origem, incluindo estilos de borda, matiz de fundo, tipo de letra e tamanho da fonte. Notavelmente, a representação gráfica permanecerá consistente com o objeto de origem, permitindo uma harmonização perfeita dentro de um diagrama ou ilustração.

► Para reproduzir apenas a formatação do texto dentro de um objeto gráfico, selecione o texto original com o mouse e clique no botão Reproduzir formatação na faixa de opções.

Depois de escolher uma parte da imagem e aplicar a formatação do texto original, observe que apenas o texto selecionado muda enquanto o componente visual mantém seu estilo individual.

A utilização dessas duas técnicas para replicar o formato no PowerPoint depende do resultado desejado, pois cada uma serve a propósitos distintos.

De modo geral, a função Reproduzir formatação dos aplicativos Word, Excel e PowerPoint oferecem uma maneira rápida de aplicar o mesmo formato em tempo real a diferentes partes ou elementos de um documento. Embora esse recurso seja mais flexível que o sistema de Estilos, lembre-se de que ele é menos robusto para trabalhar com documentos grandes no longo prazo, pois não reflete automaticamente uma alteração de formatação. em todos os objetos vinculados ao mesmo estilo. Por outro lado, é particularmente adequado para trabalhar rapidamente em vários documentos e experimentar inúmeras ideias de formatação.

*️⃣ Link da fonte: