Dicas de especialistas para reduzir reuniões e tarefas administrativas

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Há poucos dias vimos que os testes da jornada de trabalho de 4 dias na Bélgica não tinham funcionado no primeiro ano de testes porque quase ninguém tinha aderido à iniciativa mas, ao mesmo tempo, não ficámos surpreendidos porque naquele país Foram mantidas 40 horas semanais e É lógico que poucas pessoas queiram trabalhar dez horas por dia mesmo que tenham um dia mais livre depois..

As experiências realizadas em países estrangeiros produziram resultados mais favoráveis, conduzindo a uma maior produtividade e bem-estar dos funcionários. Além disso, consultámos várias empresas espanholas que adoptaram uma semana de trabalho de quatro dias e receberam testemunhos entusiasmados sobre as suas experiências positivas.

Neste site Um estudo compara o que significa trabalhar quatro dias com cinco ou seis: muda muito a nossa relação com a empresa

Agora, Josh Bersin, fundador e CEO da The Josh Bersin Company, especializado em gestão de pessoal e recursos humanos, escreveu um artigo para a Harvard Business Review analisando como implementar uma jornada de trabalho de 4 dias para fazer isso com sucesso. A Bersin, além da gestão de talentos, é conhecida por ajudar seus clientes a apoiar um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Os desafios de uma semana de trabalho de quatro dias

Em retrospectiva, recorda-se que durante as décadas de 1960 e 1970, inúmeras entidades se esforçaram para estabelecer uma semana de trabalho de quatro dias. Lamentavelmente, a maioria desses empreendimentos, que visavam comprimir quarenta horas de trabalho em quatro dias úteis, não conseguiram produzir os resultados esperados pelas respetivas instituições, análogos à situação vivida pela Bélgica.

Um estudo de 1975 examinou as reações de 474 funcionários de uma divisão de contabilidade de uma grande empresa multinacional a uma semana de trabalho de quatro dias e 38 horas. Foi registado grande cansaço e lentidão ao final do dia. Tornou-se assim mais difícil para os trabalhadores satisfazerem as necessidades dos clientes e reunirem-se com os colegas de trabalho.

Neste site David Blay, especialista em teletrabalho: por que trabalhar as mesmas horas que nossos pais se temos tecnologia para não fazê-lo

Refletindo sobre os esforços passados, torna-se evidente que certos elementos cruciais foram negligenciados. Para começar, é importante reconhecer que existe uma relação intrincada entre horas de trabalho e produtividade, em que existe uma correlação inversa entre elas, de modo que o aumento das horas de trabalho resulta na diminuição dos níveis de produtividade.

A perspectiva de Bersin sobre esta questão não é nova, uma vez que numerosos especialistas em ambientes organizacionais e gestão de recursos humanos já enfatizaram a necessidade de separar a produtividade das horas trabalhadas.

Descobriu-se que trabalhar mais horas aumenta a probabilidade de acidentes de trabalho e reduz a satisfação profissional e os níveis de envolvimento dos funcionários. Esta informação não é nova, pois é conhecida há várias décadas. De acordo com o artigo de John Bersin na Harvard Business Review, os efeitos negativos das horas de trabalho excessivas vão além dos funcionários individuais e impactam o desempenho organizacional e a produtividade.

“Há evidências crescentes que sugerem que horários de trabalho reduzidos para o mesmo nível salarial não são apenas viáveis ​​quando se trata de manter resultados, mas também são potencialmente vantajosos em uma série de métricas.”

Um estudo proprietário com nove empresas globais

A firma The Josh Bersin Company, além de analisar as conclusões que surgiram do maior estudo global, realizado em países de língua inglesa, também realizou o seu próprio estudo com nove organizações globais"para aprofundar a nossa própria compreensão do aspectos práticos do redesenho consciente do trabalho”.

De acordo com as descobertas, os resultados foram consistentemente positivos no que diz respeito ao bem-estar dos funcionários, à retenção e até mesmo aos resultados comerciais. As iniciativas para implementar uma jornada de trabalho de quatro dias “só funcionam se as empresas realizarem uma reformulação substancial do trabalho para reduzir horas e, ao mesmo tempo, manter os resultados do negócio.”Isso se traduz na eliminação de encargos administrativos e na priorização de trabalhos de alto impacto, entre outras questões..

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Diretrizes para fazer um dia de trabalho de quatro dias

Os especialistas afirmam que é preciso definir claramente os objetivos e os resultados que se deseja obter.“Definir metas em nível de empresa e equipe garante que o trabalho de todos caminhe em direção a essas metas.“Ele também recomenda revisar as reuniões lembrando que"as Reuniões geralmente são uma das primeiras áreas a serem consideradas tempo improdutivo “.

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E relativamente à forma como comunicamos, este especialista explica ainda que adotar a comunicação assíncrona pode ser muito útil: “torna-se essencial evitar que os colaboradores interrompam o seu trabalho”.

2 Neste site Um estudo sobre a semana de trabalho de 4 dias revela que quando trabalhamos 5 dias passamos um dia sem fazer quase nada

A fim de aliviar a carga das tarefas administrativas mundanas sobre a nossa força de trabalho, sugerimos delegar, simplificar ou eliminar quaisquer tarefas não consideradas prioritárias. Ao fazer isso, os membros da nossa equipe podem concentrar seus esforços de forma mais eficaz em objetivos críticos.

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Um grande desafio que acompanha a mudança para uma semana de trabalho de quatro dias é garantir que os funcionários aceitam que lhes seja pedido que produzam a mesma quantidade em menos horas. A nossa própria investigação mostra que as organizações que implementaram com sucesso uma semana de trabalho de quatro dias começaram com um período experimental bem definido de pelo menos três meses para avaliar se conseguiriam reduzir com sucesso o tempo de trabalho, mantendo a produção.

Algo muito importante que diz este especialista em ambientes de trabalho é que “a semana de quatro dias pode trazer à luz problemas organizacionais de comunicação, confiança, ineficiências de trabalho e barreiras à produtividade.

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Pequenos novos hábitos

Uma empresa australiana que participou do projeto de Besin, a Inventium, utilizou pequenas mudanças como bloquear o calendário, desligar celulares por determinados períodos de tempo e programar o trabalho mais difícil no horário em que cada funcionário é mais produtivo.

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“Na Inventium, os funcionários são incentivados a assumir o controle de seu tempo e usá-lo da maneira que for melhor para eles. Parece ter funcionado, já que a empresa relatou um aumento de 26% na produtividade, um aumento de 21% nos níveis de energia e uma diminuição de 18% no estresse dos funcionários”, afirmam as próprias conclusões da empresa.

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A imagem retratada neste caso é uma fotografia capturada por Dillon Shook e proveniente do Unsplash, um extenso repositório de conteúdo visual de alta qualidade que ganhou amplo reconhecimento por sua diversificada gama de imagens cativantes contribuídas por artistas talentosos em todo o mundo.

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Valência foi reconhecida como pioneira na implementação de uma semana de trabalho de quatro dias, o que teve um impacto significativo em aproximadamente 360.000 funcionários.

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*️⃣ Link da fonte:

escreveu um artigo para a Harvard Business Review , Dillon Shook , Unsplash ,